Op weg naar de ‘Digital Enterprise’: transitie naar S/4HANA (Digital Core) – deel 3

Functionele readiness en impact, een belangrijk onderwerp rondom een voorgenomen transitie naar S/4HANA. Dat onderwerp staat centraal in deel 3 van deze serie. In ons nieuwsbericht van de maand juli hebben we melding gemaakt van de succesvolle afronding van de transitie naar S/4HANA binnen ons SUPlabs innovatieplatform. Daarin werd ook aangekondigd dat we in een drietal opvolgende blogs, meer inkijk geven in de aanpak die hierbij is gehanteerd.

Vanuit de mogelijke transitiepaden naar S/4HANA hebben we het volledige pad bewandeld vanuit de ‘System Conversion’ aanpak. Deze aanpak is vrij simpel omschreven in de basis, maar kan in het systeemlandschap van de klantorganisatie nogal wat voeten in de aarde hebben.

Er kan worden gekozen voor een ‘Big-Bang’ conversie, of een meer gefaseerde aanpak waarbij er ook in de tussenliggende periodes waarde gecreëerd kan worden in de organisatie. Dit kan door goed gebruik te maken van de mogelijkheden die ter beschikking komen in het vernieuwde landschap.

Binnen SUPlabs hebben we bovenstaande gefaseerde aanpak gekozen zodat we alle facetten en mogelijkheden onderweg benutten. De kennis die hieruit voortvloeit is weer een toegevoegde waarde richting klantorganisaties die met dezelfde vraagstukken stoeien.

Nu we fase 2 succesvol hebben afgerond delen we in een serie van 3 blogs ervaringen vanuit 3 disciplines:

• Deel 1: SAP basis en architectuur
• Deel 2: Development en custom code
• Deel 3: Functionele readiness en impact

We behandelen daarin primair de ‘SAP Readiness Check’ wat een cruciaal onderdeel is voor een succesvolle transitie. Verder gaan we ook in op de daadwerkelijke upgrade, data conversie en nabewerking.

Door de betrokken functionele consultants is er tijdens het transitietraject van het SUPERP eigen SAP ERP-backend systeem naar S/4HANA veel kennis en ervaring opgedaan met het ‘System Conversion’ scenario. In deze editie gaan we verder in op het onderwerp functionele readiness en impact en willen we onze opgedane kennis en ervaring tijdens de transitie naar S/4HANA verder belichten vanuit het functionele domein.

System Converson; geen plug-and-play scenario!

Het ‘System Conversion’ scenario naar S/4HANA kenmerkt zich door het feit dat zowel het ‘as-is’ als ‘to-be’ systeem een on-premise variant is en zal door het overgrote deel van de SAP-gebruikende organisaties worden gekozen om de stap naar S/4HANA te realiseren.

Een groot voordeel van dit scenario is dat transactionele en master data, zoals bijvoorbeeld klantdata en financiële data, niet apart gemigreerd hoeven te worden, maar geruisloos worden overzet in de stap ‘data conversion’ tijdens de SUM-fase. Dit gebeurt allemaal op het bestaande SAP ERP systeem. Deze blijft dus ‘in-place’. Toch is een transitie naar S/4HANA middels het System Conversion scenario niet volledig “plug-and-play” te noemen.

In S/4HANA is de systeemarchitectuur, de programmastructuur en het datamodel aanzienlijk vereenvoudigd, met als gevolg een hoge functionele impact. Voorafgaand aan de conversie naar S/4HANA moeten deze veranderingen worden geanalyseerd en de impact op de huidige processen en functionele architectuur worden beoordeeld. Daarnaast moet de technische migratie worden voorbereid en processen, maatwerk en add-ons moeten aangepast worden voor S/4HANA.

In het System Conversion scenario is een onderscheid te maken tussen technische en functionele stappen. In de vorige 2 blogs zijn de belangrijkste technische stappen van het System Conversion scenario toegelicht. De hierna beschreven stappen zijn vanuit functioneel perspectief erg belangrijk en dragen bij aan een soepel conversietraject naar S/4HANA.

Simplification List for SAP S/4HANA

De ‘Simplification List’ is een document dat door SAP beschikbaar wordt gesteld. Deze bevat een gedetailleerde functionele omschrijving van alle wijzigingen op individueel transactieniveau maar geeft ook inzicht in de nieuwe functionaliteit en mogelijkheden die met S/4HANA beschikbaar komen.

In sommige gevallen is functionaliteit obsolete geraakt, wordt deze samengevoegd met andere elementen of ondergebracht in een nieuwe oplossing. De Simplification List dient zorgvuldig doorgenomen te worden waarbij er nagedacht moet worden over de eventuele impact op de huidige processen en systeeminrichting.

Business partner approach

De zogeheten “Business partner approach” is een belangrijk onderdeel van de conversie naar S/4HANA. In de nieuwe functionaliteit en het datamodel van S/4HANA staat het object “Zakenpartner” centraal. Hierdoor worden de objecten “customer” & “supplier” bij een wijziging gesynchroniseerd met de zakenpartner en vice versa. 

De CVI dient ingericht te zijn voordat kan worden gestart met de conversie naar S/4HANA. Essentieel aan de “Business partner approach” is dat de achterliggende tabellen intact blijven, wat inhoudt dat er geen impact op de huidige programmatuur is.

Pre-Checks

Om de status van het huidige SAP ERP systeem te kunnen valideren op basis van verschillende technische kernmerken (o.a. systeeminrichting en data) kunnen zogeheten Pre-Checks worden uitgevoerd. Pre-Checks kunnen worden geïmplementeerd door het inspelen van SAP OSS Notes in het huidige SAP ERP systeem. Deze Pre-Checks dienen in de vorm van rapporten te worden uitgevoerd en resulteren in bepaalde acties die uitgevoerd zullen moeten worden als randvoorwaarde voor een succesvolle upgrade in de SUM-fase en het tijdperk daarna. De acties die hieruit voortvloeien zijn bijvoorbeeld het inspelen van bepaalde SAP OSS Notes, of het wijzigen van de systeeminrichting, welke anders blokkerend zijn voor de daadwerkelijke conversie in SUM.

Pre-Checks kunnen al ruim voorafgaand aan een conversie traject uitgevoerd worden. Op deze manier kan er in een vroeg stadium worden bekeken wat de eventuele impact van een transitie naar S/4HANA op het huidige systeem is.

Datamigratie, Nabewerking en Go-Live

Nadat de feitelijke upgrade in de SUM-fase (software update manager) succesvol is afgerond kan er door de applicatiebeheerders worden gestart met de daadwerkelijke datamigratie naar het nieuwe “simplified” datamodel. Dit wordt in het nieuwe S/4HANA systeem uitgevoerd, vindt plaats na de upgrade en moet handmatig worden uitgevoerd. Het nieuwe S/4HANA systeem is op dat moment dus nog niet beschikbaar voor productief gebruik.

Daarnaast dienen er een aantal nabewerkingsacties uitgevoerd te worden waarbij het nieuwe systeem moet worden voorzien van correcte systeeminrichting. Hiervoor zijn er in de Implementatie guide (SPRO) items beschikbaar gekomen die doorlopen moeten worden voordat het systeem aan de eindgebruikers vrijgegeven kan worden. Ook hier dienen keuzes te worden gemaakt die kunnen leiden tot functionele impact.