Een upgrade binnen tijd en budget: Damco Bakkerijgrondstoffen

Superp heeft binnen zowel tijd als budget een succesvolle upgrade gedaan bij Damco Bakkerijstoffen. Het bedrijf is een van de eerste klanten van SAP Nederland. Al vanaf 1986 werkte Damco met SAP R/2. Vanaf 1998 werkt men met SAP R/3 versie 3.0f. In 2001 is er een tussentijdse upgrade uitgevoerd naar versie 3.1I ivm de euroconversie.
Damco is producent van hoogwaardige grondstoffen voor de brood- en banketbakkerij. Het bedrijf gevestigd in Vlaardingen en telt 80 medewerkers, waarvan ongeveer de helft werkzaam is in de productie.
Mede door het einde van het onderhoud op versie 3.1I door SAP per eind 2006, had Damco behoefte aan een upgrade naar een nieuwe versie van SAP. Na een korte analyse begin 2006 is besloten om te upgraden naar release 4.70.

Productiepiek

De upgrade is gestart in oktober 2006 en is afgerond op 8 januari 2007. Belangrijkste reden voor deze doorlooptijd was de beperkte beschikbaarheid van de gebruikersorganisatie van Damco door de piek in de productie en verkoop van de producten van Damco.
In totaal zijn er functioneel slechts enkele dagen consultancy nodig geweest om de upgrade uit te voeren. In dit aantal mandagen is bovendien een aantal nieuwe functionaliteiten ingericht en beschikbaar gesteld aan Damco – waaronder SOP en e-mailberichten voor de verkoopafdeling – en is een compleet nieuw autorisatieconcept neergezet en geïmplementeerd.

Meer draagvlak

Jan van Geest, Hoofd ICT bij Damco, over de upgrade: ‘Superp heeft ons perfect geholpen met een zeer succesvolle upgrade van SAP. Op voorhand hebben we samen met Superp een grondige analyse gemaakt van ons SAP systeem. Tijdens deze analyse werd bevestigd dat we heel weinig maatwerk hebben dat van invloed kon zijn de upgrade. Dit werd tijdens de upgrade zelf bevestigd. Alle processen konden snel en volledig door ons worden getest. Door de goede voorbereiding van Superp hadden we voldoende tijd over tijdens het project, zodat we in goed overleg hebben besloten om een aantal extra functionaliteiten op te nemen in het systeem. Hierdoor hebben we nog meer draagvlak binnen onze organisatie gecreëerd voor SAP. Op 8 januari 2007 zijn we daadwerkelijk live gegaan met de nieuwe versie van SAP. We hebben als Damco zelfs slechts beperkt beroep hoeven doen op Superp voor nazorg. Je loopt altijd wel tegen een aantal kleine zaken aan die gecorrigeerd moeten worden maar die zijn inmiddels verholpen. Zo zou iedere upgrade wat ons betreft mogen zijn!’